Tedd rendbe az e-mailjeidet!

Nagy rajtunk a nyomás, hogy minden e-mailre azonnal válaszoljunk vagy ötpercenként ellenőrizzük a fiókunkat. Ettől nagyon fontosnak érezhetjük magunkat, mint aki rettenetesen dolgozik. A valóság azonban más.

Olvasom, hogy brit tudósok megállapították: az irodai dolgozóknak az e-mailek okozzák a legnagyobb stresszt. Nyilván rettenetesen idegesítő nyolcvan olvasatlan levéllel szembesülni, vagy egymondatos válaszokat kapni, esetleg jó sok időt eltölteni azzal, hogy egy hosszú, idézett szövegekkel teli levélből kibogarásszuk a lényeget. Időrabló, felesleges, frusztráló.  Ráadásul a hamis produktivitás látszatát kelti, hiszen állandóan klikkelgetünk, várunk és idegeskedünk, közben pedig a tényleg fontos munka áll, a figyelmünk meg másra terelődik. Ez a “kizökkenés” különösen akkor káros, ha csak nézegetjük, olvasgatjuk a leveleket (vagyis átnézzük, mit kaptunk és kitől, esetleg bele is olvasunk a levélbe, majd szépen továbblépünk a következőre), hiszen ez extra időpazarlás, mert az e-mailekkel kellene valamit tenni, de azt csak tovább halogatjuk. Tehát egy feladatba kétszer is belekezdünk, közben mást többször is félbehagyunk.

Mi tehát a megoldás? Röviden: ugyanolyan koncentrált feladattá tenni az e-mailek feldolgozását, mint bármilyen más munkafolyamatot. Vagyis, rendszeresen el kell különíteni bizonyos időt arra, hogy elolvassuk és feldolgozzuk a leveleinket. A cél pedig az, hogy este üres postafiókkal kapcsoljuk ki a gépünket.

Mondom, hogyan lehet ezt megcsinálni:

Rögtön az elején: neked elég egy postafiók? Biztos? Gondold csak át újra! Az információár nagyon könnyen elsodorhat, jobb ennek elébe menni. Ehhez pedig az kell, hogy tudj szelektálni. Ha egyetlen e-mail címre jön az állásajánlat, a telefonszámla, a családi meghívó, a baráti levél, meg a kuponos ajánlat, a hírlevelek, a figyelmeztetések, a spam, akkor igen nehéz kibogarászni azt, hogy mi a fontos és mi nem. Mindenképpen ajánlok egy “kamu” címet, amit tényleg csak arra használsz, hogy a számodra érdekes oldalakra regisztrálsz vele, de a fontos embereknek egy másikat, a “hivatalosat” tarts fenn!

Döntsd el, milyen időközönként akarsz/kell e-mailt nézned! Ha tanuló vagy és vizsgaidőszak van, akkor a ‘jaj, csak gyorsan megnézem, írt-e a Bence’ minden, csak nem hatékony. Nagyon könnyen beszippanthatnak a vicces videók, a hírlevelek, az emlékeztetők, a hosszú baráti levelek. Ilyenkor ajánlott teljes e-mailstopot hirdetni, és minimum 3-4 óránként ellenőrizni csak a leveleidet. (Nyugalom, nem fogsz lemaradni semmiről…) Ha viszont dolgozol, és az e-mail munkaeszköz, akkor óránként érdemes elkülöníteni 5-10 percet, amíg átnézed, hogy mi érkezett.

Az előbbiekben leírtakat megkönnyítendő: kapcsold ki az automatikus küldés-fogadást, szedd le a gépedről az azonnali figyelmeztetéseket. Akkor kell elkezdeni kezelni az e-maileket, amikor te kész vagy rá, és nem akkor, amikor visít a gép.

Általában már a címzettet vagy a tárgymezőt végigpásztázva látni lehet, hogy mi az, amit biztosan nem fogsz elolvasni. Ezeket azonnal töröld ki.

Utána szépen, sorban menj végig minden levélen. Ne lépj tovább a következő levélre, amíg nem dolgoztad fel az előzőt! Vagyis elolvastad, eldöntötted, hogy milyen reakciót kell rá adni, megjelölted/mappába rendezted, válaszoltál rá, archiváltad vagy kitörölted.

Muszáj, muszáj mappákat és jelölőket használni. Lehet, hogy felesleges időpocsékolásnak tűnik, de később sokkal könnyebb lesz megtalálni egy fontos levelet vagy visszakeresni egy ígéretet! Megkönnyíti a rendszerezett gondolkodást is, hatékonyabbá tesz és bizony törölni is könnyebb lesz leveleket, ha például már nem aktuális az adott téma. Azonban ne bonyolítsd túl a dolgokat, mert akkor csak elveszel a részletek között. Korlátozd magadat 5-7 mappára (maximum)! Az egyik ilyen legyen egy ‘Elintézendő’ mappa, ahova a további tennivalókat igénylő leveleket teheted.

Időnként könnyebb egy e-mailre telefonon reagálni, mint válaszlevélben. Ez is egy járható út, sok időt meg tudsz vele spórolni, különösen akkor, ha előre lehet látni, hogy végeláthatatlan pontosítások, újabb és újabb levelek várhatóak.

Ha olyan levéllel találkozol, amire azonnal tudsz válaszolni, ami nem igényel utánajárást, vagy csak egy okét, köszönömöt írnál, azt tedd meg azonnal!Egyébként, ha nem muszáj, akkor én nem erőltetném ezt, egy idő után rettenetesen idegesítő – és ha te már azon dolgozol, hogy ne spammeljenek tele, akkor te se nehezítsd meg mások dolgát. Ha egyszavas választ írnál, inkább mellőzd.

Ha több odafigyelést, utánajárást igényel a válasz (vagy esetleg érzelmi húrokat pendített meg, magyarul felidegesített), akkor jelöld meg és tedd el későbbre (például a fent említett Elintézendő mappába). Ez azonban ne jelentse azt, hogy a megjelölt leveleket soha többet nem nyitod meg! Tudod, a cél az üres postafiók! Ha hosszú levelet kell írnod vagy erős érzelmeket váltott ki belőled az, amit olvastál, esetleg magyaráznod, magyarázkodnod kell, mindenképpen várj legalább tíz percet, mielőtt megírod a választ – és azt is tedd a piszkozatok közé újabb 10-15 percre! Mielőtt elküldenéd, olvasd át még egyszer. Sok kínos pillanattól menekülhetsz meg így!

Mi legyen azokkal a levelekkel, amelyekre nem kell válaszolnod, de értékes információk, linkek, cikkek vannak benne? Fűzd le őket egy mappába (például az ‘Olvasnivalók’ nevűbe) és hetente egyszer, egy laza délutánon nézd át ezeket. Olvasd el, mentsd le, ami fontos, utána pedig szépen, egy mozdulattal töröld ki.

Bánj csínján a hírlevél-feliratkozásokkal és egyéb finomságokkal. Nem számolom ki, mennyi ideje használok e-mailt, de az biztos, hogy a hírlevelek 80%-át soha nem nézem meg, olvasom el (még akkor is, ha annak idején nagyszerű ötletnek tűnt, hogy minden héten olvashatok egy újabb tippet a makramézásról). Ha pedig feliratkoztál valamire, akkor figyeld meg pár hónapig, fél évig, hogy valóban olvasod-e a hírleveleket, figyeled-e az ajánlatokat, vagy csak bosszankodva törlöd ezeket. Ha az utóbbi, akkor könyörtelenül iratkozz le. Nagyon valószínű, hogy nem fog hiányozni (sőt eszedbe sem fog jutni, hogy valaha megkaptad), ha pedig mégis, akkor bármikor újra feliratkozhatsz.

Használd ki a technika adta lehetőségeket! Sok bővítmény, apró program segíthet abban, hogy még hatékonyabb legyél a levelek kezelésében. Az én jelenlegi kedvenceim a The Swizzle, az Unroll Me és a The Email Game. Az első kettő segít összegyűjteni a hírleveleket és ahelyett, hogy egyenként kapnánk meg őket, egy gyűjteményben küldi el őket. Sajnos, nem figyel minden levelet, de azért így is sokat segít. A harmadik pedig egy vicces kis játék, ahol pontokat lehet gyűjtögetni úgy, hogy feldolgozzuk az e-maileket. Unaloműzőnek is jó.